Rituelen als ‘force multiplier’

Iedereen kent voorbeelden waar wisselingen in de teamsamenstelling leiden tot nieuwe energie en slagkracht. De meeste theorieën voorspellen bij inzet van wisselspelers, terugval en vertraging van de teamontwikkeling. Wij nemen je graag mee in de antwoorden die wij hebben gevonden waarmee je het proces van eenheidsontwikkeling juist kunt versnellen bij een wisseling in de samenstelling.

Het team dat aan een opdracht begint is maar zelden hetzelfde team dat het resultaat uiteindelijk oplevert. Daarnaast komt het regelmatig voor dat personen in teams deels fysiek gescheiden van elkaar – soms virtueel – werken. Zeker bij wat langer lopende opdrachten wisselen teams met enige regelmaat van samenstelling. Vaak duurt het na een wissel even voordat we weer een ingewerkt team hebben. Mensen moeten opnieuw aan elkaar wennen, elkaar leren kennen en uitzoeken hoe ze het beste in elkaar naar boven halen. De meeste theorieën over samenwerking in teams geven hiervoor verschillende plausibele verklaringen. Bestaande modellen op het gebied van teamontwikkeling zoals Tuckman (1977) en La Coursiere (1980) – zie pagina 86 van ons boek – geven aan dat als er een nieuw teamlid toetreedt of een bestaand teamlid afscheid neemt er een terugval in teamontwikkeling plaatsvindt en de groep weer start bij fase 1.

Gebruik van rituelen

In onze ervaring met het begeleiden van teams zien we echter veel verschillende mogelijkheden om een wisseling in de samenstelling van het team juist als versnelling van het proces van eenheidsontwikkeling te gebruiken. De in onze ogen belangrijkste mogelijkheid om effectief gebruik te maken van ‘wisselspelers’ is het gebruik van rituelen. Korte rituelen bieden een krachtig proces om vorm en inhoud te geven aan de processen van afscheid, kennismaking en bijdragen aan het team.

Rituelen in de sport

In een lezing vertelde Marc Lammers hoe hij gebruik maakte van rituelen bij het Nederlands vrouwenhockeyteam dat Olympisch kampioen werd in Beijing (2008). Van iedere speelster werd een Insights kleurrijk persoonlijkheidsprofiel gemaakt. In de kleedkamer hing een magneetbord met daarop een getekend ‘wiel’. Van iedere speelster was er een magneetje met haar persoonlijke kleur in het wiel geplaatst. Daarmee werd van de speelster de positie in het team aangegeven. Dit was niet de veldpositie, maar haar rol als teamlid. Zo werd duidelijk wie er bijvoorbeeld de initiatiefneemsters waren in het team of wie er voor zorgde dat de andere teamleden zich prettig voelden in de groep.
De speelsters werden ieder op hun persoonlijke kwaliteiten gewaardeerd. Door elkaars kwaliteiten goed te kennen versterkte het team de onderlinge de interactie. Als een nieuwe speelster aan het team werd toegevoegd, kreeg zij een plaats op het bord met een wit magneetje buiten het ‘wiel’. Zodra ze haar persoonlijkheidsprofiel wist, kreeg ze een magneet met haar kleur en plaatste zij dat in aanwezigheid van alle teamleden in het ‘wiel’. De groep ging in gesprek met haar wat dit betekende voor de interactie in het team, met een focus op inzet van elkaars kwaliteiten. Door de uitvoering van dit ritueel is het proces van toetreding van een nieuw teamlid versneld en is de terugval in teamontwikkeling minimaal geweest!

Het is één van de elementen geweest die bijgedragen hebben aan het worden van een eenheid. Het resultaat is bekend: Olympisch kampioen.

Rituelen in het bedrijfsleven, bij de overheid en het verenigingsleven

Rituelen worden uiteraard niet alleen met succes toegepast in de sport. In het onderstaande beschrijven we een heel aantal praktische voorbeelden die we hebben toegepast en bij anderen zijn tegen gekomen.

Instroom nieuw teamlid

• Er is een inwerkprogramma voor een nieuw teamlid en in de gesprekken met de collega’s zijn de ambities en identiteit van het team een belangrijk onderdeel van het gesprek.
• In het eerste teamoverleg waar het nieuwe teamlid aanwezig is, stelt iedereen ,ook de leidinggevende, zich voor aan de hand van een vraag die om een persoonlijk en kwetsbaar antwoord vraagt.
• Na ongeveer 2 maanden levert het nieuwe teamlid een lijst in van ‘Verwonderpunten’ . Hij of zij heeft de afgelopen maanden met een frisse blik naar het team kunnen kijken. Dat is de tijd dat ingesleten patronen of rariteiten van een team iemand nog opvallen. Na 2 maanden is een nieuw teamlid alweer onderdeel van het geheel en verbaast zich niet meer zo. Daarom wordt de lijst met verwonderpunten na 2 maanden besproken in het team. Dit is ook het moment dat er naar de collectieve ambitie van het team wordt gekeken. Staan de door het team vastgestelde visie , missie en gedeelde waarden nog steeds fier overeind of zijn er nuances te onderkennen, die opnieuw besproken moeten worden en eventueel leiden tot een aanpassing.
• Er is een ‘smoelenboek’ of fotolijst van alle deelnemers en op de eerste dag van het nieuwe teamlid, wordt de foto van het nieuwe teamlid toegevoegd en/of wordt een nieuwe foto gemaakt van het nieuwe team.
• Iedereen van het bestaande team heeft een teamrollentest gemaakt. Een nieuw teamlid maakt de test ook. De uitslag wordt in het teamoverleg besproken.
• Het nieuwe bestuurslid van de ijsvereniging krijgt van de twee oudste bestuursleden zijn winterse clubjas over de schouders gelegd. Hierbij hoort een kleine ceremonie, waarin alle andere leden hem persoonlijk welkom heten.

Uitstroom van teamlid

• Het vertrekkende teamlid schrijft een column in de nieuwsbrief.
• De collega’s van het vertrekkende teamlid maken een korte, grappige en waarderende film over de oud collega. Deze film wordt bij de afscheidsborrel vertoond en aan de collega aangeboden.
• Er is een moment (koffietafel of etentje) waarbij iedereen van de eenheid (evt. virtueel) aanwezig is. Degene die weg gaat wordt op een persoonlijke manier toegesproken en hij of zij mag zelf het ‘laatste woord’ voeren.
• In een klein ceremonieel wordt het symbool van de vertrekkende persoon verwijderd van het ‘rollenbord’. Het teamlid krijgt dit symbool mee.
• Het vertrekkende teamlid krijgt een miniatuur van het project mee en iedereen deelt mede waarom hij hem of haar aanbeveelt voor een ander project.
• Vertrekkende bestuursleden krijgen een cadeautje mee dat door de voorzitter en een ander bestuurslid in het bijzijn van de partner van degene die afscheid neemt, worden overhandigd.

Effect

Rituelen mits goed gebruikt, versterken de identiteit van de eenheid en maken de nieuwe leden snel duidelijk dat zij welkom en nodig zijn. De hernieuwde aandacht voor de onderlinge samenwerking geeft verdieping en aanscherping van hoe de eenheid functioneert en wat het gewenste resultaat is. De door de theorie voorspelde terugval en vertraging wordt hiermee minimaal.

Rituelen zorgen dat een vertrekkende lid van de eenheid zich gewaardeerd voelt. Dat is prettig voor de vertrekker, maar met name ook belangrijk voor de achterblijvers. Als zij zien hoe er van een ander afscheid wordt genomen, zegt dat heel veel over de cultuur van de eenheid. Dat geeft vertrouwen.