Gedragskompas

 

In ons boek in het hoofdstuk over de collectieve ambitie beschrijven we het belang van een gemeenschappelijke missie, visie en waarden voor een eenheid. Het maken van een gedragskompas helpt om deze collectieve ambitie waar te maken en te ‘leven’.

Het gedragskompas is een richtingaanwijzer, die aangeeft wat te doen als de samenwerking onder druk komt te staan. Het team maakt zelf haar gedragskompas. In het ontwikkelen van het kompas vertaalt het team haar missie, visie en waarden in concreet gedrag. Een gedragskompas levert een bijdrage aan het onderlinge vertrouwen, omdat gedrag in moeilijke situaties voorspelbaar is gemaakt. Als er sprake is van onvoorwaardelijk vertrouwen in elkaar, dan kan het zo maar zijn dat je als team een eenheid bent geworden.

Hieronder zie je een voorbeeld van een uitgewerkt gedragskompas. Daarna beschrijven we hoe je een gedragskompas kunt maken.

Vertrouwen is een basisvoorwaarde

Bij het maken van een Teamkompas begin je met het geven van de V van vertrouwen aan elkaar. Veelal zijn mensen in teams bezig met het ‘verdienen’ van vertrouwen, maar dat is zo’n tijdrovende bezigheid. Als je de werkwijze van ons boek volgt dan zijn jullie al bezig geweest met het samenstellen van het best mogelijke team voor de opdracht. Jullie hebben een collectieve ambitie vastgesteld die een grote mate van overlap heeft met je eigen belang. Jullie hebben besproken dat je de diversiteit in het team werkbaar wilt maken door elkaar in te zetten op de aanwezige kwaliteiten. Jullie weten van elkaar waar de ander aan werkt in zijn of haar ontwikkeling en ondersteunen elkaar in waar de ander niet goed in is. Daarmee is er geen enkele reden om elkaar niet het vertrouwen te geven. Wat je geeft, krijg je waarschijnlijk terug.

Stap 1: de Zijnsvisie

De start bij het maken van een gedragskompas is het opstellen van de zijnsvisie van het team. De zijnsvisie is een korte en krachtige verklaring van wie en wat het team wil zijn op het moment dat zij een eenheid is. Een zijnsvisie heeft een creërende werking volgens de ‘wet van de manifestatie’, zoals beschreven door Erik van Praag in zijn boek ‘Spiritueel Leiderschap’. Of ook wel beschreven als “Alles wat je aandacht geeft, groeit!”

Een goede zijnsvisie stel je op door rekening te houden met de volgende kenmerken:

  • Maak een acroniem van de belangrijkste kernwoorden uit de collectieve ambitie.
  • De gebruikte woorden – kunnen elementen zijn van de visie, missie en of waarden – geven kernachtig aan waar de samenwerking binnen het team voor staat
  • Het acroniem heeft een positieve betekenis.
  • Het acroniem kan voor een lid uit het team al makkelijk te leven zijn, maar zet jullie als geheel in de stretch.
  • Het beschrijft de gewenste toekomst, maar staat geformuleerd in de tegenwoordige tijd, alsof de toekomst al gerealiseerd is.
  • Het teamkompas wordt bij voorkeur ondersteund door een metafoor in de vorm van een afbeelding.

 
Hieronder een voorbeeld van een zijnsvisie in de vorm van een acroniem van één van onze klanten.

Kritieke incidenten

In een goed gedragskompas maakt het team haar zijnsvisie ook expliciet in concreet gedrag. Door dit te doen voor situaties waarin het spannend of moeilijk wordt, maakt het team haar verwachtingen van elkaar helder. De spannende of moeilijke situaties noemen we ook wel de kritieke incidenten. Het zijn die gebeurtenissen, waardoor jij, je collega teamleden en het team als geheel maximaal worden uitgedaagd om de collectieve ambitie te leven en te (blijven) zijn wie jullie willen zijn. Met andere woorden het is het moment waarop jullie als team worden getest: maken we onze collectieve ambitie waar?

Stap 2: identificeren van kritieke incidenten

In deze tweede stap bedenken jullie een aantal kritieke incidenten: situaties waarin jullie als team of individuen onder druk zouden kunnen komen te staan. In het voorbeeld van DAAD, is zo’n situatie bijvoorbeeld: Ik zie dat ik in mijn rol van opdrachtgever, de opdrachtnemer opnieuw moet aanspreken over de overschrijding van de deadline, hoewel ik dat vervelend vind om te doen, omdat ik zijn situatie heel goed begrijp.

Bedenk voor jullie team verschillende kritieke incidenten. Je kunt dit doen in meerdere groepjes en vervolgens de belangrijkste incidenten kiezen om verder uit te werken. Het kan soms ook verstandig zijn om de incidenten te bepalen in subgroepen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een deel van de teamtaak. Kortom een subgroep waarin je de grootste kans hebt om gezamenlijk in een kritiek incident te belanden. Als je in subgroepen gaat werken, overweeg dan wel hoe je het gehele team informeert over de door jullie gekozen incidenten en de uitwerking daarvan.

Stap 3: gewenst gedrag

Beschrijf voor elk kritiek incident in deze derde stap wat het gewenste gedrag is dat je van elkaar wilt zien om de collectieve ambitie waar te maken en je zijnsvisie te realiseren. Gedrag is datgene wat ik iemand zie doen of hoor zeggen. Gebruik in de uitwerking van het kritieke incident de ‘Als…, dan ….’ formulering:

Als het kritieke incident …… zich voordoet, Dan handelen ik, jij en wij als volgt …………

Uitgewerkt voor het voorbeeld van DAAD, kan dat bijvoorbeeld zijn: Als ik in mijn rol van opdrachtgever, de opdrachtnemer opnieuw moet aanspreken over de overschrijding van de deadline, hoewel ik dat vervelend vind om te doen, omdat ik zijn situatie heel goed begrijp, Dan toon ik lef door de ander direct en open aan te spreken op de feitelijke situatie en daarna de dialoog aan te gaan om te verkennen hoe het heeft kunnen gebeuren met als uiteindelijk resultaat een afspraak over hoe het een volgende keer naar tevredenheid van beiden kan worden voorkomen.

Hieronder volgt nog een ander voorbeeld van de zijnsvisie DAAD.

Om zelf jullie zijnsvisie uit te werken in kritieke incidenten met het bijbehorende gewenste gedrag, kun je onderstaand schema gebruiken.

Werkwijze stappen 2 en 3

Wij bevelen aan om in grotere teams de kritieke incidenten in (sub)groepen uit te werken. Kies na de eerste brainstorm in elke subgroep de drie belangrijkste kritieke incidenten. Beschrijf daarna voor elk incident het concrete gedrag waarin je consequent en consistent handelt vanuit de collectieve ambitie en zijnsvisie van het team. Door dit in meerdere groepen te doen en de resultaten met elkaar te delen, worden verwachtingen van elkaar helder en concreet. Het gedragskompas krijgt voor alle teamleden gezamenlijk en individueel betekenis en zeggingskracht. Een doordacht en besproken gedragskompas versterkt het vertrouwen in elkaar, omdat men van elkaar weet hoe de ander zich zal gedrag op het moment dat het spannend wordt in de samenwerking. Met het gedragskompas versterkt de werking van de ‘wet van de manifestatie’ en ondersteunt het team in het worden van een eenheid. In een eenheid is er sprake van onvoorwaardelijk vertrouwen in elkaar, met als effect dat je o.a. tijd- en plaatsonafhankelijk kunt werken van elkaar.